COMO: verschil tussen versies

Uit Wiki HOVUmc
Ga naar: navigatie, zoeken
k
 
(22 tussenliggende versies door 2 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
 
<ol class="breadcrumb" style="width:100%;">
 
<ol class="breadcrumb" style="width:100%;">
 
<li class="breadcrumb-item">[[Hoofdpagina]]</li>
 
<li class="breadcrumb-item">[[Hoofdpagina]]</li>
−
<li class="breadcrumb-item">[[Regelgeving]]</li>
+
<li class="breadcrumb-item">[[Opleiders]]</li>
−
<li class="breadcrumb-item active" aria-current="page">{{PAGENAME}}</li>
+
<li class="breadcrumb-item">[[Kwaliteit Opleiders]]</li>
 +
<li class="breadcrumb-item active" aria-current="page">COMO</li>
 
</ol>
 
</ol>
 
<br />
 
<br />
−
{| class="infobox regelgeving"
+
{| class="infobox opleiders"
−
! <span class="infobox-titel">[[Regelgeving]]</span>
+
! <span class="infobox-titel">[[Opleiders]]</span>
 
|-
 
|-
 
|
 
|
−
Hoofd<br />
+
'''Teamleider opleidersteam'''<br />
−
{{auteur - Nettie Blankenstein}}
+
{{Functie - TL Opleiders}}
 
|-
 
|-
 
|
 
|
−
Adjunct hoofd<br />
+
'''Voorzitter COMO'''<br />
−
{{auteur - Harry Schleypen}}
+
{{Auteur - Nanda Stoll}}
 
|-
 
|-
−
|  
+
|
−
Onderwijscoordinator<br />
+
'''Assistent teamleider'''<br />
−
{{auteur - Chris Rietmeijer}}
+
{{Functie - ATL Opleiders}}
 
|-
 
|-
 
|
 
|
−
Regelgeving
+
'''Opleiders'''
−
*[[FAQ en Begrippenlijst]]
+
*[[Opleiders]]
−
*[[Instituutsreglement]]
+
*[[Scholing voor Opleiders]]
−
*[[Opleidingsplan]]
+
*[[Kwaliteit Opleiders]]
−
*[[Toetsing en beoordeling]]
+
**[[COMO]]
−
*[[Opleidingsduur]]
+
*[[HAOVUmc]]
−
*[[Werktijd]]
+
*[[Opleiderskalender]]
−
*[[Verantwoordelijkheden]]
+
*[[Infobulletins|Archief infobulletins]]
−
*[[Conflict]]
 
−
**[[Klachten]]
 
−
**[[Koppelconflict]]
 
 
|}
 
|}
−
Positionering, functie, samenstelling en werkwijze van de
 
−
 
−
Commissie Ondersteuning en Monitoring Hao’s (voorheen HaDiDoc)                                                                   
 
−
 
 
=== Positionering ===
 
=== Positionering ===
−
De COMO (Commissie Ondersteuning en Monitoring huisartsOpleiders) valt onder het opleidersteam. De voorzitter en meerdere leden maken deel uit van het opleidersteam. De voorzitter en de teamleider opleidersteam hebben regelmatig overleg.
+
De Commissie Ondersteuning en Monitoring huisartsOpleiders (COMO) valt onder het opleidersteam. <br />
 +
De COMO bestaat uit 6 personen: 5 ervaren stafleden (gedragswetenschappers én huisartsen) uit het opleidersteam en een huisartsopleider (hao), als vertegenwoordiger van de regionale opleidervereniging HAOVUmc. Deze vertegenwoordiger neemt actief deel aan de vergaderingen, bewaakt dat de commissie zorgvuldig werkt en adviseert in voorkomende gevallen ten aanzien van beleidsveranderingen. <br />
 +
De voorzitter heeft regelmatig overleg met de teamleider van het opleidersteam.
  
−
=== Samenstelling ===
+
==== Ambitie ====
−
De COMO bestaat uit 6 personen: 5 ervaren stafleden (gedragswetenschappers én huisartsen) en een hao, als vertegenwoordiger van de regionale opleidervereniging HAOVU. Deze afgevaardigde neemt actief deel aan de COMO-vergaderingen, bewaakt dat de commissie zorgvuldig werkt en adviseert in voorkomende gevallen t.a.v. beleidsveranderingen. Voor de meest actuele samenstelling van de commissie zie de website.
+
De COMO zet kwaliteitsbewaking zo helder mogelijk neer en beoogt daarom een zo groot mogelijke transparantie. <br />
 +
In een aantal gevallen blijkt openheid lastig; bijvoorbeeld bij privacygevoelige onderwerpen. De individuele hao zou door volledige transparantie dan geschaad kunnen worden. De commissie probeert altijd een goed evenwicht te vinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds respect voor de belangen van de individuele hao.
  
 
=== Taken en werkwijze ===
 
=== Taken en werkwijze ===
 
De COMO:
 
De COMO:
−
* beoordeelt de leerwerkplannen en coacht waar nodig bij het schrijven daarvan.
+
* beoordeelt alle '''leerwerkplannen''' en coacht waar nodig bij het schrijven daarvan;
−
* verstrekt gegevens aan de RGS.
+
* beheert en bespreekt de hao-dossiers, waarin zich alle '''evaluaties''' en '''gespreksverslagen''' bevinden;
−
* beheert en bespreekt de hao-dossiers. In het hao-dossier bevinden zich alle schriftelijke evaluaties en gespreksverslagen.
+
* organiseert en voert, samen met ervaren hao’s en mentoren, de '''voortgangsgesprekken''' met hao’s;
−
* organiseert en voert (samen met ervaren hao’s en mentoren) de voortgangsgesprekken met hao’s.
+
* is '''aanspreekpunt voor iedereen''' die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao.
−
* is aanspreekpunt voor iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao.
 
−
 
 
−
==== Leerwerkplan ====
 
−
Het schrijven van een leerwerkplan is een voorwaarde van de RGS. De aanzet voor het opstellen van een leerwerkplan wordt daarom al gegeven tijdens de oriëntatiecursus. De door de hao geschreven leerwerkplannen worden voorgelegd aan de COMO en daar van commentaar voorzien. De voorzitter van COMO is verantwoordelijk, maar heeft deze taak gedelegeerd aan één van de COMO-leden.
 
−
 
 
−
==== Informatieverstrekking aan de RGS ====
 
−
De COMO is ook verantwoordelijk voor het verstrekken van gegevens aan de RGS. Dit ten behoeve van de verlenging van de erkenning van de hao. Bij de eerste erkenning als opleider wordt de praktijk van de hao door de RGS gevisiteerd. Vervolgens toetst de RGS eerst na 2 jaar en daarna iedere 5 jaar of de opleider nog steeds aan de door de RGS gestelde eisen voldoet. Bij iedere nieuwe erkenning wordt de huisartsopleiding gevraagd aan te geven of de hao nog aan de eisen voldoet. De COMO is verantwoordelijk voor het invullen van deze formulieren.
 
−
 
 
−
==== Evaluatieformulieren ====
 
−
Binnen HOVUmc wordt al vele jaren gebruik gemaakt van evaluatieformulieren om de hao feedback te kunnen geven en een indruk te krijgen van het functioneren van de hao’s. Hiervoor gebruiken wij vanaf 2014 de landelijk ontwikkelde [[LEOh]] (voorheen hao-aios-toets) en al langer het door ons ontwikkelde formulier ‘Evaluatie hao door docenten’. Daarnaast vullen de docenten van de vierdaagse cursussen (facultatief) een formulier in als er opvallende bevindingen zijn. Alle formulieren zijn gebaseerd op het competentieprofiel van de hao.
 
−
 
 
−
Sinds 2001 worden de ingevulde evaluatieformulieren (LEOh en evaluatie hao door docent) stelselmatig bekeken door de stafleden in de COMO. Beide formulieren dienen door aios en docenten tevoren met de betreffende hao besproken zijn. De hao zet een handtekening voor “gezien”.
 
−
 
 
−
De COMO heeft inmiddels veel ervaring met het lezen van de evaluatieformulieren. Daarbij is duidelijk geworden dat de consistentie en de objectiviteit van de antwoorden op deze evaluatieformulieren wisselt én dat hao’s per jaar wisselend kunnen presteren. Dit laatste is onder andere afhankelijk van de match/klik met de aios.
 
−
 
 
−
Op grond van de bevindingen in de evaluaties bespreken de leden van de COMO in de vergadering of er aanleiding is voor een extra voortgangsgesprek met de hao. Het doel van zo’n gesprek is duidelijkheid over de leer- en werksituatie van de aios, het leerproces en de satisfactie van de opleider, en waar nodig verbetering daarvan. Soms leidt dit tot een begeleidingstraject voor de hao. Daarbij kunnen eisen gesteld worden aan diens inzet, docentvaardigheden of aan de organisatie van de opleidingssituatie in de praktijk. In uitzonderlijke gevallen is na een mislukt verbetertraject besloten tot het stopzetten van de samenwerking.  
 
  
−
==== Voortgangsgesprekken ====
+
<div class="panel-group" id="accordion1">
−
De COMO organiseert en voert alle voortgangsgesprekken met hao’s.
+
<accordion parent="accordion1" heading="Leerwerkplan">
−
* De voortgangsgesprekken met '''beginnende hao’s''' worden gevoerd door mentoren en stafleden. In de eerste 2 jaar zijn met iedere beginnende hao twee voortgangsgesprekken gepland.
+
Een van de voorwaarden die de RGS aan opleiders stelt is het leerwerkplan. De aanzet voor het opstellen van een leerwerkplan wordt gegeven tijdens de [https://www.hovumc.nl/wiki/Leergangen#Toelichting_leergangen_per_niveau oriëntatiecursus]. <br />
−
* De '''ervaren opleiders''' hebben minimaal één keer per drie jaar een voortgangsgesprek. Momenteel worden verreweg de meeste voortgangsgesprekken met ervaren opleiders gevoerd door twee ervaren (ex-)hao’s, die hiervoor een kleine aanstelling hebben. Verder worden extra voortgangsgesprekken gevoerd bij elke ontkoppeling, wanneer een aios voortijdig stopt met de opleiding, bij reden tot zorg ((zoals kritische evaluaties) of bij reden tot tevredenheid vanwege opvallend positieve signalen. Regelmatig worden ook extra voortgangsgesprekken gevoerd met hao’s die een zwaar jaar gehad hebben. Doel is in deze gevallen te kijken, hoe het de hao vergaat, of en hoe hij/zij weer met goede moed kan door kan gaan, wat hij/zij geleerd heeft en welke feedback de opleider heeft naar HOVUmc. Hierbij is het de taak van de COMO de hao goed te horen en daarbij samen met de hao de loop van de gebeurtenissen zo helder mogelijk te analyseren. Dit levert soms leerpunten op voor de hao en regelmatig ook voor het instituut (docenten, regels, procedures etc.). De aandachtspunten voor het instituut worden besproken in het opleidersteam, gepubliceerd in ons opleidersblad hao-proVUssioneel en omgezet in actiepunten voor het opleidersteam.
+
De hao legt het leerwerkplan voor aan de COMO die het waar nodig van commentaar voorziet. Deze taak wordt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd door een van de COMO-leden.  
−
* De extra voortgangsgesprekken, zoals bij een ontkoppeling, worden gevoerd door ervaren stafleden uit de COMO.
+
</accordion>
−
De evaluatieformulieren spelen ook een rol bij de voortgangsgesprekken. Voordat de voortgangsgesprekken met de ervaren opleiders gevoerd worden bekijkt degene die het gesprek voert het dossier van de betreffende hao. Daarin bevinden zich alle evaluaties door de aios (LEOh), de jaarlijkse evaluaties van de docenten en de verslagen van eerdere voortgangsgesprekken. De lijn die men daaruit haalt is dus een deel van de input voor het volgende voortgangsgesprek. Door deze werkwijze (en mede door het inzetten van een kleine groep van mentoren en ervaren opleiders voor deze gesprekken) blijken de voortgangsgesprekken een krachtig instrument voor de kwaliteitsbevordering van de hao’s.
+
<accordion parent="accordion" heading="Evaluaties" class="show">
 +
Wij gebruiken de landelijk ontwikkelde [[Evaluaties|LEOh]] en onze eigen [https://www.hovumc.nl/doc/Evaluatie_-_hao_door_docent.docx Evaluatie hao door docent] om een indruk te krijgen van het functioneren en de hao daarop feedback te kunnen geven. Als er opvallende bevindingen tijdens de [[leergangen]] zijn vullen de betreffende docenten facultatief een evaluatie in. Dit kunnen zowel positieve als negatieve bevindingen zijn. <br />
 +
Alle formulieren zijn gebaseerd op het [https://www.huisartsopleiding.nl/wp-content/uploads/Competentieprofiel-opleiders.pdf competentieprofiel van de hao].
  
−
De verslagen van de voortgangsgesprekken worden naar de voorzitter van de COMO gestuurd. Deze leest alle verslagen van de voortgangsgesprekken en noteert daaruit wat van belang is. Eén van de onderwerpen van de voortgangsgesprekken is b.v. de feedback van de hao naar het instituut. Deze feedback van de hao’s wordt door de voorzitter gebundeld. Hieruit komen regelmatig nieuwe beleidsbeslissingen voort.
+
'''Procedure'''
 +
*Twee keer per opleidingsjaar vult de aios de LEOh in en aan het eind van de stage vullen beide docenten de [https://www.hovumc.nl/doc/Evaluatie_-_hao_door_docent.docx Evaluatie hao door docent] in. Betrokkenen bespreken beide evaluaties met de hao, die vervolgens een handtekening 'voor gezien' zet.
 +
*Twee COMO-leden lezen onafhankelijk van elkaar de formulieren. Het blijkt zinnig deze oordelen naast elkaar te leggen om beter te zien bij wie er reden is tot zorg of tot het geven van een pluim. Doordat de stafleden van de COMO de evaluatieformulieren stelselmatig bekijken is duidelijk dat de consistentie en de objectiviteit van de antwoorden wisselt én dat hao’s per jaar wisselend kunnen presteren. Dit laatste is onder andere afhankelijk van de samenwerking met de aios.
 +
**Als uit na het lezen van een evaluatie twijfel bestaat over een hao, bekijkt één COMO-lid het hele dossier, om zo beter te kunnen beoordelen waar structurele knelpunten liggen en waar het probleem mogelijk incidenteel is. Op grond hiervan maakt dit staflid een samenvatting voor de bespreking in de vergadering.
 +
**Ook evaluaties van hao’s waar in eerdere jaren twijfels over waren worden bekeken en besproken in de vergadering.
 +
</accordion>
 +
<accordion parent="accordion" heading="Voortgangsgesprekken">
 +
* '''Beginnende hao’s''' hebben in de eerste twee jaren twee voortgangsgesprekken met een bij de opleiding betrokken mentor of staflid.  
 +
* '''Ervaren opleiders''' hebben minimaal één keer per drie jaar een voortgangsgesprek, meestal met een ervaren (ex-)hao.  
 +
**Verder worden, na bespreking in de COMO-vergadering, door ervaren stafleden uit de COMO extra voortgangsgesprekken gevoerd bij
 +
***een ontkoppeling;
 +
***wanneer een aios voortijdig stopt met de opleiding;
 +
***bij reden tot zorg (zoals kritische evaluaties);
 +
***bij reden tot tevredenheid vanwege opvallend positieve signalen;
 +
***wanneer een hao een zwaar opleidingsjaar gehad heeft. Dan wordt besproken hoe het de hao vergaat, of en hoe deze weer met goede moed door kan gaan, wat hij/zij geleerd heeft en welke feedback hij/zij heeft voor het instituut. Het is de taak van de COMO de hao goed te horen en samen de loop van de gebeurtenissen zo helder mogelijk te analyseren. Dit kan leerpunten opleveren voor zowel hao als opleidingsinstituut. De aandachtspunten voor het instituut worden besproken door, en omgezet in actiepunten voor, het opleidersteam.
  
−
==== Verslaglegging en dossiervorming ====
+
'''Werkwijze'''
−
Van alle gesprekken met hao’s wordt een verslag gemaakt. Van de voortgangsgesprekken maken de hao’s zelf een verslag. Van alle andere gesprekken wordt het verslag gemaakt door de leden van de COMO. Het verslag wordt, nadat de hao akkoord heeft gegeven, opgeborgen in het dossier van de hao. De hangmap met de naam van de hao zal na de komst van het digitale portfolio geleidelijk aan vervangen worden.
+
*Degene die het gesprek voert bekijkt het dossier van betreffende hao, inclusief verslagen van eerdere voortgangsgesprekken en de door aios en docenten ingevulde evaluaties. De voortgangsgesprekken zijn zo een krachtig instrument voor de kwaliteitsbewaking en <br />-bevordering.
 +
*De voorzitter van de COMO leest alle verslagen van de voortgangsgesprekken en noteert wat van belang is. Eén van de onderwerpen van de voortgangsgesprekken is bijvoorbeeld de feedback van de hao naar het instituut. Deze feedback wordt gebundeld en besproken in het beleidsoverleg. Regelmatig komen hieruit nieuwe beleidsbeslissingen voort.
 +
</accordion>
 +
<accordion parent="accordion" heading="Verslaglegging en dossiervorming" class="show">
 +
Van alle gesprekken met hao’s wordt een verslag geschreven. <br />De hao's schrijven zelf van elk voortgangsgesprek een verslag en een lid van de COMO maakt het verslag van de andere gesprekken. De verslagen worden nadat de hao akkoord heeft gegeven bewaard in het hao-dossier. <br /><br />
 +
''Inhoud hao-dossier:''
 +
*gespreksverslagen;
 +
*evaluaties door aios en docenten;
 +
*officiële correspondentie met de RGS;
 +
*andere relevante correspondentie;
 +
*de overeenkomst tussen opleider en instituut.
  
−
Ook de evaluaties door de aios en de groepsdocenten komen in dit dossier. Net als andere relevante correspondentie en de officiële correspondentie met de RGS en het contract met de HOVUmc.
+
''Het hao-dossier is in te zien door:''
 +
*de betreffende hao;
 +
*het hoofd van de opleiding;
 +
*de teamleider van het opleidersteam;
 +
*de COMO.
 +
</accordion>
 +
<accordion parent="accordion" heading="COMO-vergadering" class="show">
 +
*Op basis van de hao-dossiers wordt vastgesteld wie benaderd wordt voor een extra voortgangsgesprek: verhelderend dan wel beoordelend/evaluatief. Doel van het gesprek (duidelijkheid over de leer- en werksituatie van de aios, het leerproces en de satisfactie van de opleider) en beoogd resultaat, inclusief termijn, worden in de vergadering bepaald. Indien nodig stelt de COMO samen met de betreffende hao een (verbeter)plan op; er kunnen eisen gesteld worden aan inzet, didactische vaardigheden of organisatie van de opleidingssituatie in de praktijk. De COMO volgt de hao tijdens het verbetertraject.  
 +
**Bij ernstige twijfel tot geschiktheid wordt overlegd met en/of advies gevraagd aan de teamleider van het opleidersteam. Dit wordt meegenomen in de onderbouwing van een eventueel advies (tijdelijk) de samenwerking te stoppen. De teamleider van het opleidersteam neemt een dergelijk formeel besluit in overleg met het hoofd van de opleiding.
 +
**In zeer uitzonderlijke gevallen functioneert een hao zo slecht en is deze zo slecht aanspreekbaar op zijn functioneren, dat de COMO direct aan de teamleider en het hoofd adviseert om de samenwerking op te zeggen.
 +
*De vergadering bespreekt elk jaar de hao's die ‘zeer goed’ scoren. Diegenen die meerdere jaren als zeer goed benoemd zijn worden uitgenodigd voor een feedbackgesprek.
  
−
Deze persoonlijke dossiers zijn alleen in te zien door de hao zelf, door het hoofd van de opleiding, de teamleider opleidersteam, de leden van de COMO en de medewerkers van het secretariaat die zich bezighouden met de koppelingen van de hao’s.  
+
Als een hao in de vergadering besproken is krijgt deze hiervan bericht, ook als besloten wordt dat er geen aanleiding is om het gesprek aan te gaan. Dit in het kader van onze ambitie van een zo groot mogelijke transparantie.
 +
</accordion>
 +
<accordion parent="accordion" heading="Procedure alarm over opleider">
 +
Wanneer een staflid of derde een alarmerend signaal ontvang over een hao - via aios, hao's, docenten of teamleiders - verzoekt de COMO diegene dringend hierover contact op te nemen met de voorzitter van de COMO, aanspreekpunt in deze. De voorzitter faciliteert dit contact door dit zo snel en laagdrempelig als mogelijk plaatst te laten vinden - d.w.z. snel zelf aanhoren of zorgen dat een COMO-collega dat doet. <br />Hoe concreter de informatie, hoe meer de COMO ermee kan. De COMO streeft ernaar zo open mogelijk te zijn over de herkomst van de informatie. Mocht dit onoverkomelijk lijken, dan wordt daar bij uitzondering van afgeweken.
 +
==== Stappen ====
 +
#Melding bij COMO.
 +
#Twee COMO-leden, waaronder de voorzitter of diens vervanger, vragen de melder op korte termijn om verheldering.
 +
#Actieplan - afhankelijk van de ingeschatte ernst van de situatie onderneemt COMO deze acties:
 +
##direct of later melden bij het hoofd van de opleiding en de teamleider van het opleidersteam;
 +
##actieplan bepalen door minstens twee COMO-leden, met het hoofd en de teamleider. Indien hoofd of teamleider niet beschikbaar zijn, wordt hierbij minimaal een derde COMO-lid betrokken.
 +
#De betreffende hao wordt geïnformeerd en ter verheldering wordt een gesprek gepland. De hao wordt dringend verzocht zo discreet mogelijk te zijn richting de gekoppelde aios. 'Hoe om te gaan met de aios' is een van de agendapunten tijdens het gesprek.
 +
#Het onderzoek wordt verder uitgewerkt.
 +
#COMO formuleert een advies en legt dit voor aan de teamleider van het opleidersteam.
 +
#COMO gaat met betreffende hao in gesprek over het te volgen beleid, inclusief SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) afspraken. Wanneer het een ernstige kwestie betreft zal dit gesprek gevoerd worden door het hoofd van de opleiding, in samenspraak met de teamleider.
 +
#Beleid met SMART afspraken wordt uitgevoerd.
 +
#Terugblik op gevolgde weg en wat hieruit geleerd moet/kan worden door betrokken stafleden en eventueel melder. Zo nodig worden vervolgafspraken gemaakt.
 +
#Als sprake blijkt van loos alarm bespreekt de COMO samen met de hao hoe deze van blaam gezuiverd kan worden.
  
−
=== Procedures ===
+
==== Toelichting ====
−
# Twee keer per opleidingsjaar wordt aan de aios gevraagd de LEOh in te vullen. Aan het eind van de opleidingsperiode vullen de docenten gezamenlijk hun beoordeling in (Beoordeling hao door docenten). Aan beiden wordt gevraagd het betreffende formulier in te vullen, te bespreken met en te laten ondertekenen door de hao en daarna in te leveren bij de voorzitter van de COMO.
+
'''Ad stap 3.''' <br />
−
# Twee leden van de COMO lezen, onafhankelijk van elkaar, alle formulieren. Het blijkt zinnig deze oordelen naast elkaar te leggen om beter te zien bij wie er reden is tot zorg of tot het geven van een pluim.
+
In het overleg tussen COMO, het hoofd en de teamleider worden de feiten geïnventariseerd en wordt op grond daarvan wordt gekozen voor de te bewandelen weg, het zogenaamde actieplan. In princiep wordt de betrokken hao daarna direct ingelicht.<br /><br />
−
# Eén lid van de COMO bekijkt bij alle hao’s waar twijfel over bestaat het hele dossier, om zo beter te kunnen beoordelen waar structurele knelpunten liggen en waar het probleem mogelijk incidenteel is. Op grond hiervan maakt dit staflid een samenvatting voor de bespreking in de vergadering.  
+
Bij het opstellen van het actieplan neemt de COMO in overweging:
−
# Dit COMO-lid bestudeert ook de evaluaties van de hao’s waar in eerdere jaren twijfels over waren. Ook deze hao’s komen in de vergadering ter sprake.
+
*Waar gaat het over? Verhelder, concretiseer en verifieer de informatie zoveel mogelijk.
−
# Een hao kan ook een opvallend positieve of negatieve evaluatie krijgen van de docenten tijdens de meerdaagse scholing. Ook deze evaluaties komen bij de COMO terecht en kunnen (weer na raadpleging van het hele dossier) aanleiding zijn tot een gesprek.
+
*Hoeveel haast moet gemaakt worden met de afhandeling?
−
# In de vergadering van de COMO worden hao’s waar twijfel over bestaat besproken en wordt vastgesteld wie door de COMO zal worden benaderd voor een verhelderend dan wel beoordelend/evaluatief gesprek.
+
*Hoe groot is de kans dat te vroeg informeren ervoor zorgt dat de feiten niet goed meer achterhaald kunnen worden?
−
# In de vergadering wordt bepaald met welk doel het gesprek zal worden gevoerd en welk resultaat behaald zal moeten worden. Er wordt ook een termijn afgesproken om te evalueren wat het gesprek heeft opgeleverd.
+
*Hoe, en hoe snel, kan meer zicht gekregen worden op gegevens die nodig zijn voor het maken van een keuze?
−
# Met deze doelen in de hand voert de COMO de gesprekken met de hao’s. Zij stellen, als nodig, samen met de hao een (verbeter)plan op. Hierna volgt de COMO de hao tijdens dat traject. Van het gesprek, de afspraken en het vervolg wordt een verslag gemaakt door de COMO. Dit verslag komt in het dossier van de hao.
+
*De opleidingssituatie in de praktijk en de rust voor het leren van de aios (ervan uitgaande dat de melding van een ernstige klacht over een hao deze rust meestal zal beïnvloeden).
−
# De vergadering bespreekt ook elk jaar de ‘zeer goed’ beoordeelde hao’s. Diegene die meerdere jaren als zeer goed benoemd zijn worden uitgenodigd voor een gesprek waarin zij feedback krijgen.
+
*Het belang en recht van de betreffende hao om zo vroeg mogelijk op de hoogte te worden gesteld.
−
# Bij ernstige twijfel tot geschiktheid van de opleidingsplaats wordt overlegd met en/of advies gevraagd aan de teamleider de hao-coördinator gedurende het verbetertraject. Dit om het eventuele advies (tijdelijk) de samenwerking te stoppen te kunnen onderbouwen. De teamleider van het opleidersteam i.s.m. het hoofd nemen in dit geval het formele besluit.
+
In ernstige gevallen kan de COMO in samenspraak met de teamleider en het hoofd naar aan leiding van het stappenplan de volgende maatregelen nemen:
−
# De COMO bespreekt hao’s over wie zorgen in beeld zijn in de vergadering. Wanneer de hao de gestelde doelen bereikt heeft stopt het traject of worden aanvullende afspraken worden gemaakt. Haalt hij/zij het beoogde resultaat niet, dan wordt advies gegeven aan de teamleider opleidersteam en het hoofd van de opleiding om de samenwerking te stoppen.
+
*De hao wordt (tijdelijk) buiten het koppelproces gehouden.
−
# Een enkele keer is het voorgekomen dat een hao zo slecht functioneerde en zo slecht aanspreekbaar was op zijn/haar functioneren in de afgelopen jaren, dat de COMO direct aan de teamleider opleidersteam en aan het hoofd heeft geadviseerd om de samenwerking op te zeggen (bijlage 3 Procedure ernstige twijfel/ontslag hao).
+
*De hao wordt (tijdelijk) geschorst. Is er voor de aios in dat geval een goed alternatief voor een vervolg van de opleiding elders?
−
# Wanneer een hao besproken is in de vergadering van COMO dan krijgt deze daar altijd bericht van. Dus ook als in de vergadering besloten wordt dat er geen aanleiding is om het gesprek met de hao aan te gaan. Dit om transparantie m.b.t. de werkwijze van COMO te bevorderen.
 
−
# Wanneer een hao bezwaar heeft tegen de wijze waarop hij/zij behandeld is of wanneer hij/zij in beroep wil gaan, dan zijn er twee wegen:
 
−
#* De ombudsman van de opleiding. Deze zal de klacht behandelen.
 
−
#* De geschillenregeling (zie website onder CHVG-regelgeving) 
 
  
−
=== Aanspreekpunt ===
+
'''Ad stap 5.''' <br />
−
Iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao kan hierover op elk moment contact opnemen met de voorzitter van de COMO. Deze zal er in ieder geval op aandringen dat dit ook door diegene met de betrokken hao is besproken.  
+
Bij het onderzoek wordt de klacht zoveel mogelijk onderbouwd door:
 +
*Informatie van de hao zelf.
 +
*Het dossier van de hao.
 +
*Informatie van derden (met toestemming van de hao). Het kan een aantal weken duren voor de nodige informatie verkregen kan worden.
 +
*Informatie van de huidige groepsdocenten ten aanzien van mogelijke consequenties voor de opleiding van de aios.
 +
*De aios zelf wanneer daar aanleiding toe is. Hierbij bekijkt de COMO zorgvuldig of dit haalbaar is zonder de aios in een te moeilijk parket te brengen.
  
−
De voorzitter zal in elk zorgvuldig op zoek gaan naar achtergronden en feitelijkheden. Daarbij wordt overlegd met de hao-coördinator en zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de betreffende hao, als daartoe aanleiding blijkt te zijn. Wij werken vanuit het principe van hoor en wederhoor.
+
==== Evaluatie ====
 +
Achteraf evalueert de COMO, in samenspraak met het hoofd en de teamleider:
 +
*Is de procedure gevolgd?
 +
*Hoe is de procedure verlopen?
 +
*Zijn er nieuwe dingen te leren?
 +
Bij deze evaluatie wordt zo mogelijk het hao-lid van de COMO betrokken.  
 +
</accordion>
 +
</div>
  
−
=== Ambitie ===
+
==== Bezwaren ====
−
De COMO beoogt een zo groot mogelijke transparantie, omdat zij vindt dat kwaliteitsbewaking zo helder mogelijk moet worden neergezet. Toch blijkt openheid wel in een aantal gevallen lastig. Er kunnen bijvoorbeeld privacy gevoelige onderwerpen spelen. De individuele hao die het betreft zou dan geschaad kunnen worden door volledige transparantie. Vandaar dat deze commissie altijd een goed evenwicht zal proberen te vinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds respect voor de belangen van de individuele hao.
+
Hao's die bezwaar hebben tegen de wijze waarop zij behandeld zijn of die in beroep willen gaan tegen een besluit van het instituut, kunnen mailen naar de ombudsman van Amsterdam UMC ([mailto:ombudsman@amsterdamumc.nl ombudsman@amsterdamumc.nl]) of de door de RGS ingestelde [https://www.hovumc.nl/wiki/Klachten#Geschillencommissie geschillencommissie]. Zie ook de Wiki-pagina's [[Opleidingsrelatie - Samenwerkingsproblemen en ontkoppeling]] en (voor aios) [[Procedure bij problemen, klachten en conflicten]].

Huidige versie van 10 apr 2024 om 10:41

  1. Hoofdpagina
  2. Opleiders
  3. Kwaliteit Opleiders
  4. COMO


Opleiders

Teamleider opleidersteam
Pien van Langen

Voorzitter COMO
Nanda Stoll

Assistent teamleider
Amber Currell

Opleiders

Positionering

De Commissie Ondersteuning en Monitoring huisartsOpleiders (COMO) valt onder het opleidersteam.
De COMO bestaat uit 6 personen: 5 ervaren stafleden (gedragswetenschappers én huisartsen) uit het opleidersteam en een huisartsopleider (hao), als vertegenwoordiger van de regionale opleidervereniging HAOVUmc. Deze vertegenwoordiger neemt actief deel aan de vergaderingen, bewaakt dat de commissie zorgvuldig werkt en adviseert in voorkomende gevallen ten aanzien van beleidsveranderingen.
De voorzitter heeft regelmatig overleg met de teamleider van het opleidersteam.

Ambitie

De COMO zet kwaliteitsbewaking zo helder mogelijk neer en beoogt daarom een zo groot mogelijke transparantie.
In een aantal gevallen blijkt openheid lastig; bijvoorbeeld bij privacygevoelige onderwerpen. De individuele hao zou door volledige transparantie dan geschaad kunnen worden. De commissie probeert altijd een goed evenwicht te vinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds respect voor de belangen van de individuele hao.

Taken en werkwijze

De COMO:

  • beoordeelt alle leerwerkplannen en coacht waar nodig bij het schrijven daarvan;
  • beheert en bespreekt de hao-dossiers, waarin zich alle evaluaties en gespreksverslagen bevinden;
  • organiseert en voert, samen met ervaren hao’s en mentoren, de voortgangsgesprekken met hao’s;
  • is aanspreekpunt voor iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao.

Leerwerkplan

Een van de voorwaarden die de RGS aan opleiders stelt is het leerwerkplan. De aanzet voor het opstellen van een leerwerkplan wordt gegeven tijdens de oriëntatiecursus.
De hao legt het leerwerkplan voor aan de COMO die het waar nodig van commentaar voorziet. Deze taak wordt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd door een van de COMO-leden.

Evaluaties

Wij gebruiken de landelijk ontwikkelde LEOh en onze eigen Evaluatie hao door docent om een indruk te krijgen van het functioneren en de hao daarop feedback te kunnen geven. Als er opvallende bevindingen tijdens de leergangen zijn vullen de betreffende docenten facultatief een evaluatie in. Dit kunnen zowel positieve als negatieve bevindingen zijn.
Alle formulieren zijn gebaseerd op het competentieprofiel van de hao.

Procedure

  • Twee keer per opleidingsjaar vult de aios de LEOh in en aan het eind van de stage vullen beide docenten de Evaluatie hao door docent in. Betrokkenen bespreken beide evaluaties met de hao, die vervolgens een handtekening 'voor gezien' zet.
  • Twee COMO-leden lezen onafhankelijk van elkaar de formulieren. Het blijkt zinnig deze oordelen naast elkaar te leggen om beter te zien bij wie er reden is tot zorg of tot het geven van een pluim. Doordat de stafleden van de COMO de evaluatieformulieren stelselmatig bekijken is duidelijk dat de consistentie en de objectiviteit van de antwoorden wisselt én dat hao’s per jaar wisselend kunnen presteren. Dit laatste is onder andere afhankelijk van de samenwerking met de aios.
    • Als uit na het lezen van een evaluatie twijfel bestaat over een hao, bekijkt één COMO-lid het hele dossier, om zo beter te kunnen beoordelen waar structurele knelpunten liggen en waar het probleem mogelijk incidenteel is. Op grond hiervan maakt dit staflid een samenvatting voor de bespreking in de vergadering.
    • Ook evaluaties van hao’s waar in eerdere jaren twijfels over waren worden bekeken en besproken in de vergadering.

Voortgangsgesprekken

  • Beginnende hao’s hebben in de eerste twee jaren twee voortgangsgesprekken met een bij de opleiding betrokken mentor of staflid.
  • Ervaren opleiders hebben minimaal één keer per drie jaar een voortgangsgesprek, meestal met een ervaren (ex-)hao.
    • Verder worden, na bespreking in de COMO-vergadering, door ervaren stafleden uit de COMO extra voortgangsgesprekken gevoerd bij
      • een ontkoppeling;
      • wanneer een aios voortijdig stopt met de opleiding;
      • bij reden tot zorg (zoals kritische evaluaties);
      • bij reden tot tevredenheid vanwege opvallend positieve signalen;
      • wanneer een hao een zwaar opleidingsjaar gehad heeft. Dan wordt besproken hoe het de hao vergaat, of en hoe deze weer met goede moed door kan gaan, wat hij/zij geleerd heeft en welke feedback hij/zij heeft voor het instituut. Het is de taak van de COMO de hao goed te horen en samen de loop van de gebeurtenissen zo helder mogelijk te analyseren. Dit kan leerpunten opleveren voor zowel hao als opleidingsinstituut. De aandachtspunten voor het instituut worden besproken door, en omgezet in actiepunten voor, het opleidersteam.

Werkwijze

  • Degene die het gesprek voert bekijkt het dossier van betreffende hao, inclusief verslagen van eerdere voortgangsgesprekken en de door aios en docenten ingevulde evaluaties. De voortgangsgesprekken zijn zo een krachtig instrument voor de kwaliteitsbewaking en
    -bevordering.
  • De voorzitter van de COMO leest alle verslagen van de voortgangsgesprekken en noteert wat van belang is. Eén van de onderwerpen van de voortgangsgesprekken is bijvoorbeeld de feedback van de hao naar het instituut. Deze feedback wordt gebundeld en besproken in het beleidsoverleg. Regelmatig komen hieruit nieuwe beleidsbeslissingen voort.

Verslaglegging en dossiervorming

Van alle gesprekken met hao’s wordt een verslag geschreven.
De hao's schrijven zelf van elk voortgangsgesprek een verslag en een lid van de COMO maakt het verslag van de andere gesprekken. De verslagen worden nadat de hao akkoord heeft gegeven bewaard in het hao-dossier.

Inhoud hao-dossier:

  • gespreksverslagen;
  • evaluaties door aios en docenten;
  • officiële correspondentie met de RGS;
  • andere relevante correspondentie;
  • de overeenkomst tussen opleider en instituut.

Het hao-dossier is in te zien door:

  • de betreffende hao;
  • het hoofd van de opleiding;
  • de teamleider van het opleidersteam;
  • de COMO.

COMO-vergadering

  • Op basis van de hao-dossiers wordt vastgesteld wie benaderd wordt voor een extra voortgangsgesprek: verhelderend dan wel beoordelend/evaluatief. Doel van het gesprek (duidelijkheid over de leer- en werksituatie van de aios, het leerproces en de satisfactie van de opleider) en beoogd resultaat, inclusief termijn, worden in de vergadering bepaald. Indien nodig stelt de COMO samen met de betreffende hao een (verbeter)plan op; er kunnen eisen gesteld worden aan inzet, didactische vaardigheden of organisatie van de opleidingssituatie in de praktijk. De COMO volgt de hao tijdens het verbetertraject.
    • Bij ernstige twijfel tot geschiktheid wordt overlegd met en/of advies gevraagd aan de teamleider van het opleidersteam. Dit wordt meegenomen in de onderbouwing van een eventueel advies (tijdelijk) de samenwerking te stoppen. De teamleider van het opleidersteam neemt een dergelijk formeel besluit in overleg met het hoofd van de opleiding.
    • In zeer uitzonderlijke gevallen functioneert een hao zo slecht en is deze zo slecht aanspreekbaar op zijn functioneren, dat de COMO direct aan de teamleider en het hoofd adviseert om de samenwerking op te zeggen.
  • De vergadering bespreekt elk jaar de hao's die ‘zeer goed’ scoren. Diegenen die meerdere jaren als zeer goed benoemd zijn worden uitgenodigd voor een feedbackgesprek.

Als een hao in de vergadering besproken is krijgt deze hiervan bericht, ook als besloten wordt dat er geen aanleiding is om het gesprek aan te gaan. Dit in het kader van onze ambitie van een zo groot mogelijke transparantie.

Procedure alarm over opleider

Wanneer een staflid of derde een alarmerend signaal ontvang over een hao - via aios, hao's, docenten of teamleiders - verzoekt de COMO diegene dringend hierover contact op te nemen met de voorzitter van de COMO, aanspreekpunt in deze. De voorzitter faciliteert dit contact door dit zo snel en laagdrempelig als mogelijk plaatst te laten vinden - d.w.z. snel zelf aanhoren of zorgen dat een COMO-collega dat doet.
Hoe concreter de informatie, hoe meer de COMO ermee kan. De COMO streeft ernaar zo open mogelijk te zijn over de herkomst van de informatie. Mocht dit onoverkomelijk lijken, dan wordt daar bij uitzondering van afgeweken.

Stappen

  1. Melding bij COMO.
  2. Twee COMO-leden, waaronder de voorzitter of diens vervanger, vragen de melder op korte termijn om verheldering.
  3. Actieplan - afhankelijk van de ingeschatte ernst van de situatie onderneemt COMO deze acties:
    1. direct of later melden bij het hoofd van de opleiding en de teamleider van het opleidersteam;
    2. actieplan bepalen door minstens twee COMO-leden, met het hoofd en de teamleider. Indien hoofd of teamleider niet beschikbaar zijn, wordt hierbij minimaal een derde COMO-lid betrokken.
  4. De betreffende hao wordt geïnformeerd en ter verheldering wordt een gesprek gepland. De hao wordt dringend verzocht zo discreet mogelijk te zijn richting de gekoppelde aios. 'Hoe om te gaan met de aios' is een van de agendapunten tijdens het gesprek.
  5. Het onderzoek wordt verder uitgewerkt.
  6. COMO formuleert een advies en legt dit voor aan de teamleider van het opleidersteam.
  7. COMO gaat met betreffende hao in gesprek over het te volgen beleid, inclusief SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) afspraken. Wanneer het een ernstige kwestie betreft zal dit gesprek gevoerd worden door het hoofd van de opleiding, in samenspraak met de teamleider.
  8. Beleid met SMART afspraken wordt uitgevoerd.
  9. Terugblik op gevolgde weg en wat hieruit geleerd moet/kan worden door betrokken stafleden en eventueel melder. Zo nodig worden vervolgafspraken gemaakt.
  10. Als sprake blijkt van loos alarm bespreekt de COMO samen met de hao hoe deze van blaam gezuiverd kan worden.

Toelichting

Ad stap 3.
In het overleg tussen COMO, het hoofd en de teamleider worden de feiten geïnventariseerd en wordt op grond daarvan wordt gekozen voor de te bewandelen weg, het zogenaamde actieplan. In princiep wordt de betrokken hao daarna direct ingelicht.

Bij het opstellen van het actieplan neemt de COMO in overweging:

  • Waar gaat het over? Verhelder, concretiseer en verifieer de informatie zoveel mogelijk.
  • Hoeveel haast moet gemaakt worden met de afhandeling?
  • Hoe groot is de kans dat te vroeg informeren ervoor zorgt dat de feiten niet goed meer achterhaald kunnen worden?
  • Hoe, en hoe snel, kan meer zicht gekregen worden op gegevens die nodig zijn voor het maken van een keuze?
  • De opleidingssituatie in de praktijk en de rust voor het leren van de aios (ervan uitgaande dat de melding van een ernstige klacht over een hao deze rust meestal zal beïnvloeden).
  • Het belang en recht van de betreffende hao om zo vroeg mogelijk op de hoogte te worden gesteld.

In ernstige gevallen kan de COMO in samenspraak met de teamleider en het hoofd naar aan leiding van het stappenplan de volgende maatregelen nemen:

  • De hao wordt (tijdelijk) buiten het koppelproces gehouden.
  • De hao wordt (tijdelijk) geschorst. Is er voor de aios in dat geval een goed alternatief voor een vervolg van de opleiding elders?

Ad stap 5.
Bij het onderzoek wordt de klacht zoveel mogelijk onderbouwd door:

  • Informatie van de hao zelf.
  • Het dossier van de hao.
  • Informatie van derden (met toestemming van de hao). Het kan een aantal weken duren voor de nodige informatie verkregen kan worden.
  • Informatie van de huidige groepsdocenten ten aanzien van mogelijke consequenties voor de opleiding van de aios.
  • De aios zelf wanneer daar aanleiding toe is. Hierbij bekijkt de COMO zorgvuldig of dit haalbaar is zonder de aios in een te moeilijk parket te brengen.

Evaluatie

Achteraf evalueert de COMO, in samenspraak met het hoofd en de teamleider:

  • Is de procedure gevolgd?
  • Hoe is de procedure verlopen?
  • Zijn er nieuwe dingen te leren?

Bij deze evaluatie wordt zo mogelijk het hao-lid van de COMO betrokken.

Bezwaren

Hao's die bezwaar hebben tegen de wijze waarop zij behandeld zijn of die in beroep willen gaan tegen een besluit van het instituut, kunnen mailen naar de ombudsman van Amsterdam UMC (ombudsman@amsterdamumc.nl) of de door de RGS ingestelde geschillencommissie. Zie ook de Wiki-pagina's Opleidingsrelatie - Samenwerkingsproblemen en ontkoppeling en (voor aios) Procedure bij problemen, klachten en conflicten.

Overgenomen van "https://www.hovumc.nl/w/index.php?title=COMO&oldid=18070"