Koppelproces: verschil tussen versies

Uit Wiki HOVUmc
Ga naar: navigatie, zoeken
(deeltijd)
Regel 54: Regel 54:
 
Wij houden ons daarbij aan een aantal richtlijnen.
 
Wij houden ons daarbij aan een aantal richtlijnen.
 
*Een hao is een bij de RGS als opleider geregistreerde huisarts, verbonden aan één opleidingsinstituut. Zelf een opleidingsplek zoeken is mede daardoor in geen enkel geval toegestaan. Een hao is beschikbaar wanneer deze vanaf startdatum van de stage een aios kan en wil begeleiden voor de gehele huisartsstage. In uitzonderlijke gevallen kan er een korte overlap van de oude en nieuwe aios zijn, maar in principe moet de oude aios de stage afgerond hebben voordat de nieuwe aios start.  
 
*Een hao is een bij de RGS als opleider geregistreerde huisarts, verbonden aan één opleidingsinstituut. Zelf een opleidingsplek zoeken is mede daardoor in geen enkel geval toegestaan. Een hao is beschikbaar wanneer deze vanaf startdatum van de stage een aios kan en wil begeleiden voor de gehele huisartsstage. In uitzonderlijke gevallen kan er een korte overlap van de oude en nieuwe aios zijn, maar in principe moet de oude aios de stage afgerond hebben voordat de nieuwe aios start.  
*Bij de samenstelling van de koppelgroepen wordt zo veel mogelijk gekeken naar het aantal parttime aios en opleiders per koppelgroep, een mix van praktijksoorten (solo, groep, stad, dorp) en de woonplaats van de aios (reistijd naar praktijk). Let op: we gaan er hierbij vanuit dat aios beschikking heeft over een auto. Als het aantal te koppelen aios niet groot genoeg is om te splitsen in kleinere koppelgroepen, vervalt deze richtlijn.
+
*Bij de samenstelling van de koppelgroepen wordt zo veel mogelijk gekeken naar het aantal deeltijd-aios en opleiders per koppelgroep, een mix van praktijksoorten (solo, groep, stad, dorp) en de woonplaats van de aios (reistijd naar praktijk). Let op: we gaan er hierbij vanuit dat aios beschikking heeft over een auto. Als het aantal te koppelen aios niet groot genoeg is om te splitsen in kleinere koppelgroepen, vervalt deze richtlijn.
 
**Rekening houden met reistijd is maar beperkt mogelijk. De opleidingspraktijken zijn verspreid over een ruim gebied, terwijl aios vaak in Amsterdam of omgeving wonen. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. Toezeggingen over reisafstand kunnen niet gedaan worden, ook niet voor aios die voor een andere stage ook al ver(der) hebben moeten reizen.  
 
**Rekening houden met reistijd is maar beperkt mogelijk. De opleidingspraktijken zijn verspreid over een ruim gebied, terwijl aios vaak in Amsterdam of omgeving wonen. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. Toezeggingen over reisafstand kunnen niet gedaan worden, ook niet voor aios die voor een andere stage ook al ver(der) hebben moeten reizen.  
 
*Bij stap 2 geven de aios hun voorkeursvolgorde aan op basis waarvan de gespreksindeling berekend wordt. Mocht bij stap 6 blijken dat volgens de optimale berekening voor de hele groep een aios bij zijn/haar derde keus geplaatst zou worden, dan worden de voorkeuren uit stap 2 er door het instituut naast gelegd. Dit zal niet altijd tot gevolg kunnen hebben dat de definitieve plaatsing nog wijzigt. Het komt echter ook regelmatig voor dat een opleider die door de aios eerst laag gescoord was na kennismaking toch op 1 of 2 komt te staan.
 
*Bij stap 2 geven de aios hun voorkeursvolgorde aan op basis waarvan de gespreksindeling berekend wordt. Mocht bij stap 6 blijken dat volgens de optimale berekening voor de hele groep een aios bij zijn/haar derde keus geplaatst zou worden, dan worden de voorkeuren uit stap 2 er door het instituut naast gelegd. Dit zal niet altijd tot gevolg kunnen hebben dat de definitieve plaatsing nog wijzigt. Het komt echter ook regelmatig voor dat een opleider die door de aios eerst laag gescoord was na kennismaking toch op 1 of 2 komt te staan.

Versie van 4 aug 2021 om 10:15


ICT

Adjunct hoofd
Jeroen Woertman

ICT-coördinator
Jae Klaasen

ICT-Systemen

Vragen
Vraag over webmail?

Inleiding

Om aios te koppelen aan een huisartsopleider wordt vanaf eind februari 2021 gebruik gemaakt van het Koppelplatform. Op dit platform hebben alle aios, (huisarts)opleiders, opleidingsplaatsen en organisaties een eigen plek waar zij hun gegevens aanvullen. Deze gegevens vormen het visitekaartje van aios en (huisarts)opleiders.

Het Koppelplatform is voor alle gebruikers beveiligd met een tweestapsverificatie.

Voor de externe stages wordt in ieder geval tot september 2021 gebruik gemaakt van Make-a-Match. Daarna wordt ook voor deze stages gewerkt aan de overgang naar het Koppelplatform.

Er zijn twee koppelprocessen:

Koppelproces huisartsstages

  1. De stagebeheerder inventariseert de beschikbaarheid van de huisartsopleiders (hao’s). De beschikbare hao’s wordt gevraagd de informatie in hun profiel waar nodig aan te passen.
  2. De aios krijgen, circa drie maanden voor aanvang van de huisartsstage, bericht dat de profielen van de voor hen beschikbare hao’s (inclusief de opleidingsplaatsen en organisaties) klaarstaan. Tot de aangegeven deadline hebben zij de tijd alle informatie te lezen en de opleidingsplekken op volgorde van voorkeur te zetten. De aios vullen in deze periode tevens hun eigen profiel aan.
  3. Het algoritme berekent de gespreksindeling, op basis van alle ingevulde voorkeuren. Het algoritme houdt rekening met alle voorkeuren en zorgt voor de gemiddeld beste uitkomst voor de hele groep. Hierdoor kan het voorkomen dat de uitkomst op individueel niveau niet logisch aanvoelt. Aios en hao’s ontvangen bericht van de indeling.
  4. Aios en hao’s maken kennis met elkaar, bij voorkeur op de opleidingsplek. Waar mogelijk maakt de aios tevens kennis met andere medewerkers van de praktijk.
  5. Na de kennismakingsgesprekken scoren aiso en hao's elk gesprek. De beste match(es) geef je score 1. Scores 1 en 2 mogen meer dan een keer gebruikt worden, keuze 3 maximaal een keer (deze hoeft dus niet gebruikt te worden). Keuze 3 is geen veto. Bij 'Opmerking' kan desgewenst per gesprek toelichting gegeven worden.
  6. Het algoritme berekent op basis van de cijfers uit stap 5 de optimale indeling. Omdat alle aios geplaatst moeten worden en voorkeuren vaak van zowel aios als hao’s overeen komen kan het gebeuren dat een aios bij zijn/haar laagste voorkeur geplaatst wordt. De indeling die door het algoritme berekend is, wordt altijd nog bekeken door de desbetreffende teamleider en assistent teamleider. Waar mogelijk wordt de bij ons bekende informatie, bijvoorbeeld uit de schriftelijke toelichting, meegenomen in de definitieve indeling.
  7. De definitieve indeling wordt gecommuniceerd aan de betrokken aios en hao’s.

Richtlijnen

Ons uitgangspunt is om tot een zo goed mogelijke koppeling voor alle betrokkenen te komen. Wij houden ons daarbij aan een aantal richtlijnen.

  • Een hao is een bij de RGS als opleider geregistreerde huisarts, verbonden aan één opleidingsinstituut. Zelf een opleidingsplek zoeken is mede daardoor in geen enkel geval toegestaan. Een hao is beschikbaar wanneer deze vanaf startdatum van de stage een aios kan en wil begeleiden voor de gehele huisartsstage. In uitzonderlijke gevallen kan er een korte overlap van de oude en nieuwe aios zijn, maar in principe moet de oude aios de stage afgerond hebben voordat de nieuwe aios start.
  • Bij de samenstelling van de koppelgroepen wordt zo veel mogelijk gekeken naar het aantal deeltijd-aios en opleiders per koppelgroep, een mix van praktijksoorten (solo, groep, stad, dorp) en de woonplaats van de aios (reistijd naar praktijk). Let op: we gaan er hierbij vanuit dat aios beschikking heeft over een auto. Als het aantal te koppelen aios niet groot genoeg is om te splitsen in kleinere koppelgroepen, vervalt deze richtlijn.
    • Rekening houden met reistijd is maar beperkt mogelijk. De opleidingspraktijken zijn verspreid over een ruim gebied, terwijl aios vaak in Amsterdam of omgeving wonen. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. Toezeggingen over reisafstand kunnen niet gedaan worden, ook niet voor aios die voor een andere stage ook al ver(der) hebben moeten reizen.
  • Bij stap 2 geven de aios hun voorkeursvolgorde aan op basis waarvan de gespreksindeling berekend wordt. Mocht bij stap 6 blijken dat volgens de optimale berekening voor de hele groep een aios bij zijn/haar derde keus geplaatst zou worden, dan worden de voorkeuren uit stap 2 er door het instituut naast gelegd. Dit zal niet altijd tot gevolg kunnen hebben dat de definitieve plaatsing nog wijzigt. Het komt echter ook regelmatig voor dat een opleider die door de aios eerst laag gescoord was na kennismaking toch op 1 of 2 komt te staan.
  • Bij stap 5 kunnen zowel aios als hao’s een schriftelijke toelichting geven per gesprek. De schriftelijke toelichting is alleen zichtbaar voor het instituut en wordt waar mogelijk betrokken bij de definitieve indeling van de koppels. Echter, in uitzonderingsgevallen kan gevraagd worden toestemming te geven deze toelichting (zo anoniem mogelijk) te gebruiken voor de kwaliteitsbewaking van ons opleidersbestand.

Koppelproces externe stages

Op Make-a-Match is het stageleerwerkplan (SLWP) van alle stageplaatsen onder het beheer van de Huisartsopleiding VUmc inzichtelijk. Je kunt ze op ieder moment bekijken, maar niet alle stageplaatsen zijn altijd inzetbaar. Het koppelplatform voor de externe stages is enkel toegankelijk voor aios, niet voor stageopleiders.

Planning

  1. De aios krijgen 6 maanden voor aanvang van de externe stages een presentatie over de gang van zaken en de mogelijkheden die er zijn om stages eventueel te ruilen.
  2. De aios krijgen 5 maanden voor aanvang van de externe stages per mail een uitnodiging om deel te nemen aan het koppelproces voor de externe stages.
  3. De aios worden ingedeeld in poules met stages die zij op basis van hun IOS moeten volgen. Vanaf de datum die in de mail vermeld is, hebben de aios 1 week tijd om voorkeuren in te vullen aan de hand van de instructies onder de subkop hieronder.
  4. Na sluiting maakt de assistent teamleider een voor de hele groep zo gunstig mogelijke verdeling van de stageplaatsen met inachtneming van de vermelde motivaties van alle aios.
  5. Ongeveer 16 weken voor aanvang van de externe stage wordt de uitslag in het Koppelplatform gezet.
  6. De aios neemt, aan de hand van het SLWP, zélf contact op met de stageopleider én eventuele contactpersonen die praktische zaken moeten regelen (zie instructies, 4e bullet).
  7. De aios regelt zelf een kennismakingsgesprek met de stageopleider.

Instructies

  • In alle toegewezen poules geef je vier voorkeuren aan, ook als jouw voorkeur niet uitgaat naar stages in een bepaalde poule (niet alles is nl. mogelijk). Per poule mag je één stageplek afwijzen.
    • Geef bij elke voorkeur én bij de afwijzing een heldere en beknopte motivatie (waarom juist die plek wel of niet), in het daarvoor bestemde invoerveld. Reisafstand wordt niet als toewijzingscriterium gehanteerd.
    • Let op: Indien geen voorkeur en/of motivatie wordt opgegeven vindt de toewijzing van de stages plaats op basis van de beschikbaarheid.
  • Vermeld per poule iets over de voorervaring die je wel of niet hebt.
  • Als je een klinische stage van 6 maanden moet doen, vul je zowel de poule met stages van 6 als die met stages van 3 maanden in. Oók als je voorervaring hebt op een SEH. Je mag aangeven c.q. motiveren of jouw voorkeur uitgaat naar een stage van 6 maanden of naar 2 stages van 3 maanden. Geef ook hierbij duidelijk je voorervaring aan.
  • De volgorde van stages is nog niet altijd exact bekend, we vragen je daarom voor alle stages die je moet doen jouw voorkeuren in te vullen. Toewijzing geschiedt per drie maanden, zo’n 15 à 16 weken voor aanvang van de stage. Uiterlijk 8 weken voor aanvang van de stage neem je contact op met de stageopleider en eventuele contactpersonen die administratieve zaken voor je moeten regelen. De informatie hierover staat in het SLWP van de desbetreffende stageplek. Zorg dat je dit echt op tijd doet!

Richtlijnen

  • Een stageopleider is een bij de RGS als stageopleider geregistreerde specialist, verbonden aan één opleidingsinstituut.
  • Aios wordt gevraagd in alle toegewezen poules hun voorkeuren aan te geven. Als er geen voorkeuren ingevuld worden of de aios houdt zich niet aan de instructies, dan vindt toewijzing plaats op basis van beschikbaarheid.
  • Reisafstand wordt niet als toewijzingscriterium gehanteerd.