Koppelproces
Uit Wiki HOVUmc
Versie door Sylvia Vlak (overleg | bijdragen) op 23 mrt 2021 om 15:39
| ICT |
|---|
|
Adjunct hoofd |
|
ICT-coördinator |
|
ICT-Systemen |
|
Vragen |
Inhoud
Inleiding
Om aios te koppelen aan een huisartsopleider wordt vanaf eind februari 2021 gebruik gemaakt van het Koppelplatform. Op dit platform hebben alle aios, (huisarts)opleiders, opleidingsplaatsen en organisaties een eigen plek waar zij hun gegevens aanvullen. Deze gegevens vormen het visitekaartje van aios en (huisarts)opleiders.
Het Koppelplatform is voor alle gebruikers beveiligd met een tweestapsverificatie.
Voor de externe stages wordt in ieder geval tot september 2021 gebruik gemaakt van Make-a-Match. Daarna wordt ook voor deze stages gewerkt aan de overgang naar het Koppelplatform.
Er zijn twee koppelprocessen:
Koppelproces huisartsstages
- De stagebeheerder inventariseert de beschikbaarheid van de huisartsopleiders (hao’s). De beschikbare hao’s wordt gevraagd de informatie in hun profiel waar nodig aan te passen.
- De aios krijgen, circa drie maanden voor aanvang van de huisartsstage, bericht dat de profielen van de voor hen beschikbare hao’s (inclusief de opleidingsplaatsen en organisaties) klaarstaan. Tot de aangegeven deadline hebben zij de tijd alle informatie te lezen en de opleidingsplekken op volgorde van voorkeur te zetten. De aios vullen in deze periode tevens hun eigen profiel aan.
- Het algoritme berekent de gespreksindeling, op basis van alle ingevulde voorkeuren. Het algoritme houdt rekening met alle voorkeuren en zorgt voor de gemiddeld beste uitkomst voor de hele groep. Hierdoor kan het voorkomen dat de uitkomst op individueel niveau niet logisch aanvoelt. Aios en hao’s ontvangen bericht van de indeling.
- Aios en hao’s maken kennis met elkaar, bij voorkeur op de opleidingsplek. Waar mogelijk maakt de aios tevens kennis met andere medewerkers van de praktijk.
- Na de kennismakingsgesprekken scoren aiso en hao's elk gesprek. De beste match(es) geef je score 1. Scores 1 en 2 mogen meer dan een keer gebruikt worden, keuze 3 maximaal een keer (deze hoeft dus niet gebruikt te worden). Keuze 3 is geen veto. Bij 'Opmerking' kan desgewenst per gesprek toelichting gegeven worden.
- Het algoritme berekent op basis van de cijfers uit stap 5 de optimale indeling. Omdat alle aios geplaatst moeten worden en voorkeuren vaak van zowel aios als hao’s overeen komen kan het gebeuren dat een aios bij zijn/haar laagste voorkeur geplaatst wordt. De indeling die door het algoritme berekend is, wordt altijd nog bekeken door de desbetreffende teamleider en assistent teamleider. Waar mogelijk wordt de bij ons bekende informatie, bijvoorbeeld uit de schriftelijke toelichting, meegenomen in de definitieve indeling.
- De definitieve indeling wordt gecommuniceerd aan de betrokken aios en hao’s.
Richtlijnen bij koppelen aios en hao's
Ons uitgangspunt is om tot een zo goed mogelijke koppeling voor alle betrokkenen te komen. Wij houden ons daarbij aan een aantal richtlijnen.
- Een hao is een bij de RGS als opleider geregistreerde huisarts, verbonden aan één opleidingsinstituut. Zelf een opleidingsplek zoeken is mede daardoor in geen enkel geval toegestaan. Een hao is beschikbaar wanneer deze vanaf startdatum van de stage een aios kan en wil begeleiden voor de gehele huisartsstage. In uitzonderlijke gevallen kan er een korte overlap van de oude en nieuwe aios zijn, maar in principe moet de oude aios de stage afgerond hebben voordat de nieuwe aios start.
- Bij de samenstelling van de koppelgroepen wordt zo veel mogelijk gekeken naar het aantal parttime aios en opleiders per koppelgroep, een mix van praktijksoorten (solo, groep, stad, dorp) en de woonplaats van de aios (reistijd naar praktijk). Let op: we gaan er hierbij vanuit dat aios beschikking heeft over een auto. Als het aantal te koppelen aios niet groot genoeg is om te splitsen in kleinere koppelgroepen, vervalt deze richtlijn.
- Rekening houden met reistijd is maar beperkt mogelijk. De opleidingspraktijken zijn verspreid over een ruim gebied, terwijl aios vaak in Amsterdam of omgeving wonen. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. Toezeggingen over reisafstand kunnen niet gedaan worden, ook niet voor aios die voor een andere stage ook al ver(der) hebben moeten reizen.
- Bij stap 2 geven de aios hun voorkeursvolgorde aan op basis waarvan de gespreksindeling berekend wordt. Mocht bij stap 6 blijken dat volgens de optimale berekening voor de hele groep een aios bij zijn/haar derde keus geplaatst zou worden, dan worden de voorkeuren uit stap 2 er door het instituut naast gelegd. Dit zal niet altijd tot gevolg kunnen hebben dat de definitieve plaatsing nog wijzigt. Het komt echter ook regelmatig voor dat een opleider die door de aios eerst laag gescoord was na kennismaking toch op 1 of 2 komt te staan.
- Bij stap 5 kunnen zowel aios als hao’s een schriftelijke toelichting geven per gesprek. De schriftelijke toelichting is alleen zichtbaar voor het instituut en wordt waar mogelijk betrokken bij de definitieve indeling van de koppels. Echter, in uitzonderingsgevallen kan gevraagd worden toestemming te geven deze toelichting (zo anoniem mogelijk) te gebruiken voor de kwaliteitsbewaking van ons opleidersbestand.
Koppelproces externe stages
Info volgt