Koppelproces

Uit Wiki HOVUmc
Ga naar: navigatie, zoeken


ICT

Adjunct hoofd
Harry Schleypen

ICT-coördinator
Jae Klaasen

ICT-Systemen

Vragen
Vraag over webmail?

Inleiding

Om aios te koppelen aan een huisartsopleider wordt vanaf eind februari 2021 gebruik gemaakt van het Koppelplatform. Op dit platform hebben alle aios, (huisarts)opleiders, opleidingsplaatsen en organisaties een eigen plek waar zij hun gegevens aanvullen. Deze gegevens vormen het visitekaartje van aios en (huisarts)opleiders.

Het Koppelplatform is voor alle gebruikers beveiligd met een tweestapsverificatie.

Voor de externe stages wordt in ieder geval tot eind 2021 gebruik gemaakt van Make-a-Match. Daarna wordt ook voor deze stages gewerkt aan de overgang naar het Koppelplatform.

Er zijn twee koppelprocessen:

Koppelproces huisartsstages

  1. De stagebeheerder inventariseert de beschikbaarheid van de huisartsopleiders (hao’s). De beschikbare hao’s wordt gevraagd de informatie in hun profiel waar nodig aan te passen.
  2. De aios krijgen, circa drie maanden voor aanvang van de huisartsstage, bericht dat de profielen van de voor hen beschikbare hao’s (inclusief de opleidingsplaatsen en organisaties) klaarstaan. Tot de aangegeven deadline hebben zij de tijd alle informatie te lezen en de opleidingsplekken op volgorde van voorkeur te zetten. De aios vullen in deze periode tevens hun eigen profiel aan.
  3. Het platform gebruikt een algoritme om op basis van alle ingevulde voorkeuren de gespreksindeling te bepalen. Aios en hao’s ontvangen bericht van de indeling. Het algoritme houdt rekening met alle voorkeuren en zorgt voor de gemiddeld beste uitkomst voor de hele groep. Hierdoor kan het voorkomen dat de uitkomst op individueel niveau niet logisch aanvoelt.
  4. Aios en hao’s maken kennis met elkaar op de opleidingsplek. Waar mogelijk maakt de aios tevens kennis met andere medewerkers van de praktijk. De aios neemt het initiatief voor de afspraak.
  5. Na de kennismakingsgesprekken scoren aios en hao's elk gesprek. De beste match(es) geef je score 1. Scores 1 en 2 mogen meer dan een keer gebruikt worden, keuze 3 maximaal een keer (deze hoeft dus niet gebruikt te worden). Keuze 3 is geen veto. Bij 'Opmerking' kan desgewenst per gesprek toelichting gegeven worden. Indien een 3 wordt gegeven is een toelichting zeer gewenst. De schriftelijke toelichting is alleen zichtbaar voor het instituut.
  6. Op basis van de scores uit stap 5 berekent het systeem de gunstigste indeling voor de hele groep. Omdat alle aios geplaatst moeten worden kan het gebeuren dat een aios bij zijn/haar laagste voorkeur geplaatst wordt. De indeling wordt altijd nog bekeken door de desbetreffende teamleider en assistent teamleider. Bekijk een voorbeeld van de cijfers op basis waarvan de indeling gemaakt wordt. Waar mogelijk wordt de bij ons bekende informatie, bijvoorbeeld uit de schriftelijke toelichting, meegenomen in de definitieve indeling.
  7. De definitieve indeling wordt gecommuniceerd aan de betrokken aios en hao’s.

Richtlijnen

Ons uitgangspunt is om tot een zo goed mogelijke koppeling voor alle betrokkenen te komen. Wij houden ons daarbij aan een aantal richtlijnen.

  • Een hao is een bij de RGS als opleider geregistreerde huisarts, verbonden aan één opleidingsinstituut. Zelf een opleidingsplek zoeken is mede daardoor in geen enkel geval toegestaan. Een hao is beschikbaar wanneer deze vanaf startdatum van de stage een aios kan en wil begeleiden voor de gehele huisartsstage. In uitzonderlijke gevallen kan er een korte overlap van de zittende en nieuwe aios zijn, maar in principe moet de zittende aios de stage afgerond hebben voordat de nieuwe aios start.
  • Bij de samenstelling van de koppelgroepen wordt zo veel mogelijk gekeken naar het aantal deeltijd-aios en -opleiders per koppelgroep, een mix van praktijksoorten (solo, groep, stad, dorp) en de woonplaats van de aios.
    • Rekening houden met reistijd is maar beperkt mogelijk. De opleidingspraktijken zijn verspreid over een ruim gebied, terwijl aios vaak in Amsterdam of omgeving wonen. Daarnaast zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van de opleiders op dat moment. Toezeggingen over reisafstand kunnen niet gedaan worden, ook niet voor aios die voor een andere stage ook al ver(der) hebben moeten reizen. We gaan ervan uit dat de aios de beschikking hebben over een (lease)auto.
  • Bij stap 5 van het koppelproces kunnen zowel aios als hao’s een schriftelijke toelichting geven per gesprek, waarbij bij een keuze 3 een toelichting zeer gewenst is. Deze schriftelijke toelichting is alleen zichtbaar voor het instituut en wordt waar mogelijk betrokken bij de definitieve indeling van de koppels. Echter, in uitzonderingsgevallen kan gevraagd worden toestemming te geven deze toelichting (zo anoniem mogelijk) te gebruiken voor de kwaliteitsbewaking van ons opleidersbestand.

Koppelproces externe stages

Op Make-a-Match is het stageleerwerkplan (SLWP) van alle stageplaatsen onder het beheer van de Huisartsopleiding VUmc inzichtelijk. Je kunt ze op ieder moment bekijken, maar niet alle stageplaatsen zijn altijd inzetbaar. Het koppelplatform voor de externe stages is enkel toegankelijk voor aios, niet voor stageopleiders.

Planning

  1. De aios krijgen 6 maanden voor aanvang van de externe stages een presentatie over de gang van zaken en de mogelijkheden die er zijn om stages eventueel te ruilen.
  2. De aios krijgen 5 maanden voor aanvang van de externe stages per mail een uitnodiging om deel te nemen aan het koppelproces voor de externe stages.
  3. De aios worden ingedeeld in poules met stages die zij op basis van hun IOS moeten volgen. Vanaf de datum die in de mail vermeld is, hebben de aios 1 week tijd om voorkeuren in te vullen aan de hand van de instructies onder de subkop hieronder.
  4. Na sluiting maakt de assistent teamleider een voor de hele groep zo gunstig mogelijke verdeling van de stageplaatsen met inachtneming van de vermelde motivaties van alle aios.
  5. Ongeveer 16 weken voor aanvang van de externe stage wordt de uitslag in het Koppelplatform gezet.
  6. De aios neemt, aan de hand van het SLWP, zélf contact op met de stageopleider én eventuele contactpersonen die praktische zaken moeten regelen (zie instructies, 4e bullet).
  7. De aios regelt zelf een kennismakingsgesprek met de stageopleider.

Instructies

  • In alle toegewezen poules geef je vier voorkeuren aan, ook als jouw voorkeur niet uitgaat naar stages in een bepaalde poule (niet alles is nl. mogelijk). Per poule mag je één stageplek afwijzen.
    • Geef bij elke voorkeur én bij de afwijzing een heldere en beknopte motivatie (waarom juist die plek wel of niet), in het daarvoor bestemde invoerveld. Reisafstand wordt niet als toewijzingscriterium gehanteerd.
    • Let op: Indien geen voorkeur en/of motivatie wordt opgegeven vindt de toewijzing van de stages plaats op basis van de beschikbaarheid.
  • Vermeld per poule iets over de voorervaring die je wel of niet hebt.
  • Als je een klinische stage van 6 maanden moet doen, vul je zowel de poule met stages van 6 als die met stages van 3 maanden in. Oók als je voorervaring hebt op een SEH. Je mag aangeven c.q. motiveren of jouw voorkeur uitgaat naar een stage van 6 maanden of naar 2 stages van 3 maanden. Geef ook hierbij duidelijk je voorervaring aan.
  • De volgorde van stages is nog niet altijd exact bekend, we vragen je daarom voor alle stages die je moet doen jouw voorkeuren in te vullen. Toewijzing geschiedt per drie maanden, zo’n 15 à 16 weken voor aanvang van de stage. Uiterlijk 8 weken voor aanvang van de stage neem je contact op met de stageopleider en eventuele contactpersonen die administratieve zaken voor je moeten regelen. De informatie hierover staat in het SLWP van de desbetreffende stageplek. Zorg dat je dit echt op tijd doet!

Richtlijnen

  • Een stageopleider is een bij de RGS als stageopleider geregistreerde specialist, verbonden aan één opleidingsinstituut.
  • Aios wordt gevraagd in alle toegewezen poules hun voorkeuren aan te geven. Als er geen voorkeuren ingevuld worden of de aios houdt zich niet aan de instructies, dan vindt toewijzing plaats op basis van beschikbaarheid.
  • Reisafstand wordt niet als toewijzingscriterium gehanteerd.