Declaraties

Financiën
	Hoofd; Rob Dijkstra
	Adjunct hoofd; Jeroen Woertman
	Manager bedrijfsvoering; Hans den Ouden

Inleiding

Op deze pagina staat de uitleg van het declaratieproces voor ‘geleverde diensten’ aan Huisartsopleiding Amsterdam UMC, locatie VUmc.
De betrokkenen zijn:

declaranten (gastdocenten, acteurs, selectiecommissieleden, supervisoren, BCT-beoordelaars, leveranciers, leerlijnmedewerkers);
medewerkers van de opleiding (opdrachtgever, afdeling financiën);
afdeling crediteuren van Amsterdam UMC.

Kosten die de aios maakt voor de opleiding, zoals aanschaf van de UZI-pas, instrumenten of congresbezoek, worden gedeclareerd bij de SBOH.

Stap 1: opdracht

De medewerker (opdrachtgever) van de huisartsopleiding vraagt via het digitale formulier ‘aanvraag inkoopordernummer’ onderaan deze pagina een inkoopordernummer aan voor de declarant.

Uitzondering
Voor drie groepen declaranten wordt wordt via dit standaard Excelsheet in één keer voor de hele groep een inkoopordernummer aangevraagd. Het ingevulde bestand wordt aan Hans den Ouden (jm.denouden@amsterdamumc.nl) gemaild ter verwerking.
Het gaat om:

Beoordelaars van de BasisConsultvoeringsToets
Selectiecommissieleden (opleiders)*
Supervisoren

*Aios die ingezet zijn als commissielid ontvangen een declaratielink (zie stap 2c). Medewerkers van de opleiding die buiten hun contracturen werkzaamheden verrichten voor de selectiecommissie kunnen die uren in overleg met hun teamleider via MijnHR declareren (zie stap 2d).

Stap 2: registratie en factuur

Na de digitale ontvangst van het formulier ‘aanvraag inkoopordernummer’ of het Excelbestand voor groepen, zet de afdeling financiën de volgende stappen:

Declaranten die al geregistreerd zijn als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc
- De geregistreerde declarant ontvangt binnen 2 werkdagen een inkoopordernummer met aanvullende factureringsinstructie (klik hier voor een voorbeeld van dit bericht).
- De onder stap 1 genoemde opdrachtgever ontvangt een kopie van dit bericht.
Declaranten die nog niet geregistreerd zijn als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc maar wel in het bezit zijn van een KvK-nummer
- Deze declarant ontvangt binnen 2 werkdagen een formulier voor aanvullende informatie van de afdeling financiën, waarna declarant geregistreerd wordt als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc.
- De declarant ontvangt vervolgens het inkoopordernummer en aanvullende factureringsinstructie (klik hier voor een voorbeeld van dit bericht).
- De onder stap 1 genoemde opdrachtgever ontvangt een kopie van dit bericht.
Declaranten (inclusief aios) die niet geregistreerd zijn als leverancier van Amsterdam UMC locatie VUmc en niet in het bezit zijn van een KvK-nummer
- Deze groep declaranten kan niet worden geregistreerd als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc.
- Van de afdeling financiën of de betreffende medewerker ontvangt de declarant een digitale link waarmee de kosten kunnen worden gedeclareerd. De betreffende medewerker ontvangt een kopie van dit bericht.
Werknemer in loondienst
- Declaranten die in loondienst zijn van Amsterdam UMC declareren de gemaakte kosten/uren via MijnHR.
- De declarant ontvangt hierover, indien van toepassing, een bericht van de afdeling financiën.

Stap 3: betaling

De standaard betalingstermijn bedraagt gemiddeld 30 dagen nadat de declaratie/factuur is ingediend.

Stroomschema declaratieproces

Tarieven

Gastdocenten
- Voor gastdocenten (huisartsen, andere specialisten, gedragswetenschappers en acteurs) geldt een uurtarief van €80,- (incl. btw). Er wordt uitgegaan van een uurtarief inclusief btw omdat dit type onderwijsactiviteiten zijn vrijgesteld van btw (hiervoor is in de meeste gevallen wel een CRKBO registratie verplicht).
  - Gastdocenten mogen voor onderwijs dat tot 4 uur duurt standaard 0,5 uur voorbereiding rekenen
    - Wanneer gastdocenten zo'n workshop voor de 1e of 2e keer geven mogen zij 1 uur voorbereiding rekenen
  - Gastdocenten mogen voor onderwijs dat langer dan 4 uur duurt standaard 1 uur voorbereiding rekenen
    - Wanneer gastdocenten zo'n workshop voor de 1e of 2e keer geven mogen zij 2 uur voorbereiding rekenen
  - Voor volledig nieuw onderwijsmateriaal, of totale bijstelling van bestaand materiaal, kan in overleg met de contactpersoon die de workshop plant ontwikkelingstijd voor de workshop gerekend worden. Dit dient vooraf besproken te worden.

Leerlijnmedewerkers
- Voor leerlijnmedewerkers geldt het uurtarief €80,- incl. btw

Opleiders
- Voor opleiders geldt het uurtarief €80,- incl. btw
  - Beoordelen BCT
    - Per te toetsen consult wordt 1,5 uur vergoed
    - De uitvoeringsuren van de training worden vergoed
  - Selectie
    - Vergoeding per fysieke selectiedag: de uitvoeringsuren, 10 min. voorbereidingstijd per gesprek, geplande gesprekken die geen doorgang vinden, eventuele reiskosten
    - De uitvoeringsuren van de training worden vergoed
    - Indien de gesprekken door overmacht online worden gevoerd, geldt dat per gesprek 2 uur vergoed wordt
  - Overige werkzaamheden zijn maatwerk en worden in overleg vastgesteld

Aios
- Voor aios geldt het landelijk vastgestelde uurtarief van €27,50 netto. Voor aios van Huisartsopleiding Amsterdam UMC, locatie VUmc geldt dat zij via de declaratielink (zie stap 2: registratie en factuur) een bedrag van €44,00 bruto declareren.
  - Aios mogen in principe alleen uren declareren als zij de werkzaamheden uitvoeren buiten opleidingstijd. Voor werkzaamheden voor de selectie gelden dezelfde uitgangspunten (betreft aantal uren) als voor opleiders. Aios doen de selectiegesprekken meestal binnen opleidingstijd, dan ontvangen ze enkel een vergoeding voor de uitvoeringsuren van de training. Voor overige werkzaamheden geldt dat het aantal uur dat een aios in rekening mag brengen maatwerk is, de opdrachtgever bespreekt dit met het (adjunct)hoofd.

Reiskostenvergoeding
- De reiskostenvergoeding voor externen bedraagt de daadwerkelijk gemaakte kosten voor het openbaar vervoer (2e klasse) of €0,21 per kilometer (hoog tarief) bij het gebruik van eigen vervoer (indien reizen met het openbaar vervoer niet doelmatig is). Hierin volgt de Huisartsopleiding de richtlijn van Amsterdam UMC.

Aanvraagformulier inkoopordernummer

In te vullen door medewerker (opdrachtgever) van Huisartsopleiding Amsterdam UMC, locatie VUmc:

Aanvraagformulier inkoopordernummer

Vragen?

Kloppen de details van de opdrachtomschrijving in de ontvangen mail (zie stap 2) niet?
Neem in eerste instantie contact op met uw opdrachtgever van de huisartsopleiding.

Heeft u vragen over het opstellen van de factuur of over de betaling?
Mail ze naar crediteuren@vumc.nl of bel 020-444 1212.