COMO
| Opleiders |
|---|
|
Hoofd |
|
Teamleider opleidersteam |
|
Voorzitter COMO |
|
Assistent teamleider |
|
Opleiders |
Inhoud
Positionering
De COMO (Commissie Ondersteuning en Monitoring huisartsOpleiders) valt onder het opleidersteam. De voorzitter en meerdere leden van de commissie maken deel uit van het opleidersteam. De voorzitter heeft regelmatig overleg met de teamleider van het opleidersteam.
Ambitie
Omdat de COMO kwaliteitsbewaking zo helder mogelijk neerzet, beoogt de commissie een zo groot mogelijke transparantie. In een aantal gevallen blijkt openheid lastig; bijvoorbeeld bij privacygevoelige onderwerpen. De individuele hao die het betreft zou dan geschaad kunnen worden door volledige transparantie. Vandaar dat de commissie altijd een goed evenwicht zal proberen te vinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds respect voor de belangen van de individuele hao.
Samenstelling
De COMO bestaat uit 6 personen: 5 ervaren stafleden (gedragswetenschappers én huisartsen) en een huisartsopleider (hao), als vertegenwoordiger van de regionale opleidervereniging HAOVUmc. Deze vertegenwoordiger neemt actief deel aan de vergaderingen, bewaakt dat de commissie zorgvuldig werkt en adviseert in voorkomende gevallen ten aanzien van beleidsveranderingen.
Taken en werkwijze
De COMO:
- beoordeelt alle leerwerkplannen en coacht waar nodig bij het schrijven daarvan.
- beheert en bespreekt de hao-dossiers. In het hao-dossier bevinden zich alle evaluaties en gespreksverslagen.
- organiseert en voert (samen met ervaren hao’s en mentoren) de voortgangsgesprekken met hao’s.
- is aanspreekpunt voor iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao.
Een van de voorwaarden die de RGS aan opleiders stelt is het leerwerkplan. De aanzet voor het opstellen van een leerwerkplan wordt gegeven tijdens de oriëntatiecursus. Het door de hao geschreven leerwerkplan wordt voorgelegd aan de COMO en waar nodig van commentaar voorzien. Deze taak wordt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd door een van de COMO-leden.
Om de hao feedback te kunnen geven en een indruk te krijgen van het functioneren gebruikt de opleiding de landelijk ontwikkelde LEOh en het door onszelf ontwikkelde formulier Evaluatie hao door docent. Daarnaast vullen de docenten van de leergangen (facultatief) een formulier in als er opvallende bevindingen zijn. Alle formulieren zijn gebaseerd op het competentieprofiel van de hao.
LEOh en evaluatie hao door docent worden door aios en docenten met de hao besproken. De hao zet een handtekening voor “gezien”.
Doordat de stafleden van de COMO de evaluatieformulieren stelselmatig bekijkt is duidelijk dat de consistentie en de objectiviteit van de antwoorden wisselt én dat hao’s per jaar wisselend kunnen presteren. Dit laatste is onder andere afhankelijk van de samenwerking met de aios.
In de COMO-vergadering wordt besproken of er aanleiding is voor een extra voortgangsgesprek met de hao. Het doel van zo’n gesprek is duidelijkheid over de leer- en werksituatie van de aios, het leerproces en de satisfactie van de opleider, en waar nodig verbetering daarvan. Soms leidt dit tot een begeleidingstraject voor de hao. Daarbij kunnen eisen gesteld worden aan diens inzet, didactische vaardigheden of de organisatie van de opleidingssituatie in de praktijk. In uitzonderlijke gevallen wordt na een mislukt verbetertraject besloten tot het stopzetten van de samenwerking.
Procedure
- Twee keer per opleidingsjaar vult de aios de LEOh in. Aan het eind van de stage vullen beide docenten de 'evaluatie hao door docent' in. Beide evaluaties worden door betrokkenen met de hao besproken, die vervolgens een handtekening 'voor gezien' zet.
- Twee COMO-leden onafhankelijk van elkaar de formulieren. Het blijkt zinnig deze oordelen naast elkaar te leggen om beter te zien bij wie er reden is tot zorg of tot het geven van een pluim.
- Eén COMO-lid bekijkt het hele dossier van hao’s waar twijfel over bestaat, om zo beter te kunnen beoordelen waar structurele knelpunten liggen en waar het probleem mogelijk incidenteel is. Op grond hiervan maakt dit staflid een samenvatting voor de bespreking in de vergadering. Dit COMO-lid bestudeert ook de evaluaties van de hao’s waar in eerdere jaren twijfels over waren. Ook deze hao’s komen in de vergadering ter sprake.
- Een hao kan ook een opvallend positieve of negatieve evaluatie krijgen van de leergangdocenten. Ook deze evaluaties kunnen voor de COMO aanleiding zijn voor een gesprek.
De COMO organiseert en voert voortgangsgesprekken met hao’s.
- Beginnende hao’s hebben in de eerste twee jaren twee voortgangsgesprekken met een bij de opleiding betrokken mentor of staflid.
- Ervaren opleiders hebben minimaal één keer per drie jaar een voortgangsgesprek, meestal met een ervaren (ex-)hao.
- Verder worden, door ervaren stafleden uit de COMO, extra voortgangsgesprekken gevoerd bij
- een ontkoppeling;
- wanneer een aios voortijdig stopt met de opleiding;
- bij reden tot zorg (zoals kritische evaluaties);
- bij reden tot tevredenheid vanwege opvallend positieve signalen;
- wanneer een hao een zwaar opleidingsjaar gehad heeft. In dit geval wordt besproken hoe het de hao vergaat, of en hoe deze weer met goede moed door kan gaan, wat hij/zij geleerd heeft en welke feedback hij/zij heeft voor het instituut. Het de taak van de COMO de hao goed te horen en samen de loop van de gebeurtenissen zo helder mogelijk te analyseren. Dit kan leerpunten opleveren voor zowel hao als opleidingsinstituut. De aandachtspunten voor het instituut worden besproken door, en omgezet in actiepunten voor, het opleidersteam.
- Verder worden, door ervaren stafleden uit de COMO, extra voortgangsgesprekken gevoerd bij
Procedure
- Degene die het gesprek voert bekijkt het dossier van betreffende hao, inclusief verslagen van eerdere voortgangsgesprekken en de door aios en docenten ingevulde evaluaties. Door deze werkwijze blijken de voortgangsgesprekken een krachtig instrument voor de kwaliteitsbewaking en -bevordering.
- De voorzitter van de COMO leest alle verslagen van de voortgangsgesprekken en noteert daaruit wat van belang is. Eén van de onderwerpen van de voortgangsgesprekken is bijvoorbeeld de feedback van de hao naar het instituut. Deze feedback wordt gebundeld en regelmatig komen hieruit nieuwe beleidsbeslissingen voort.
Van alle gesprekken met hao’s wordt een verslag geschreven:
- hao's schrijven zelf van elk voortgangsgesprek een verslag;
- van de andere gesprekken wordt het verslag gemaakt door een lid van de COMO.
De verslagen worden, nadat de hao akkoord heeft gegeven, bewaard in het hao-dossier. In dit dossier worden tevens de evaluaties door aios en docenten, de officiële correspondentie met de RGS, andere relevante correspondentie en de overeenkomst tussen opleider en instituut bewaard.
Deze persoonlijke dossiers zijn alleen in te zien door de hao zelf, het hoofd van de opleiding, de teamleider opleidersteam en de COMO.
Agendapunten COMO-vergadering
- Op basis van de hao-dossiers wordt vastgesteld wie benaderd wordt voor een verhelderend dan wel beoordelend/evaluatief gesprek. Doel van het gesprek en beoogd resultaat, inclusief termijn, worden in de vergadering bepaald. Indien nodig stelt de COMO samen met betreffende hao een (verbeter)plan op; de COMO volgt de hao tijdens dat traject.
- Bij ernstige twijfel tot geschiktheid wordt overlegd met en/of advies gevraagd van de teamleider van het opleidersteam. Dit kan helpen bij onderbouwing van een eventueel advies (tijdelijk) de samenwerking te stoppen. De teamleider van het opleidersteam neemt een dergelijk formeel besluit in overleg met het hoofd van de opleiding.
- In zeer uitzonderlijke gevallen functioneert een hao zo slecht en is deze zo slecht aanspreekbaar op zijn functioneren, dat de COMO direct aan de teamleider en het hoofd adviseert om de samenwerking op te zeggen.
- De vergadering bespreekt elk jaar de hao's die ‘zeer goed’ scoren. Diegenen die meerdere jaren als zeer goed benoemd zijn worden uitgenodigd voor een gesprek waarin zij feedback krijgen.
De in de vergadering besproken hao's krijgen hiervan bericht, ook als in de vergadering besloten wordt dat er geen aanleiding is om het gesprek aan te gaan. Zo bevorderen we transparantie met betrekking tot de werkwijze van COMO.
Bezwaren
Hao's die bezwaar hebben tegen de wijze waarop zij behandeld zijn of die in beroep willen gaan kunnen terecht bij de ombudsman van Amsterdam UMC of de door de RGS ingestelde geschillencommissie. Zie ook de Wiki-pagina Klachten.
Aanspreekpunt
Iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao kan hierover op elk moment contact opnemen met de voorzitter van de COMO. Deze zal er ten eerste op aandringen dat de zorgen door betrokkene ook met betreffende hao zijn besproken.
De voorzitter zal in elk geval zorgvuldig op zoek gaan naar achtergronden en feitelijkheden. De voorzitter overlegt met de teamleider van het opleidersteam en zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de betreffende hao, als daartoe aanleiding blijkt te zijn. Wij werken vanuit het principe van hoor en wederhoor.